Cómo firmar digitalmente un documento

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Gracias a la firma digital podemos firmar documentos en línea de forma sencilla. En este artículo te vamos a explicar cómo firmar digitalmente dichos documentos y la diferencia que existe entre una firma digital y el certificado digital.

¿Qué es la firma electrónica?

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Entendemos como firma electrónica aquella firma que se lleva a cabo en un documento digital y que sería el equivalente jurídico al de un documento manuscrito. 

Básicamente, el propósito de la firma electrónica es el mismo que el de la firma tradicional, es decir, asegurar que el documento que se firma es original, no ha sido rechazado y se identifica al usuario.

Debido a que los datos de la firma digital son únicos por parte del firmante, la persona nunca podrá negar que ha firmado el documento.

Se puede usar para firmar contratos, acuerdos de confidencialidad o casi cualquier tipo de documento legal y vinculante.

¿Qué es el certificado digital y para qué sirve?

El certificado digital es un documento electrónico que sirve para identificar a una persona con una clave única para que esta pueda llevar a cabo trámites por internet.

El certificado digital es muy utilizado hoy en día debido a que un gran número de operaciones se llevan a cabo por la red y básicamente permite que una persona pueda ser reconocida por una entidad como autoridad de certificación.

El certificado digital cuenta con un número de serie único para que sea completamente diferente para cada persona, como si se tratase de el DNI. Por otro lado, este también cuenta con vigencia (tiene en total cuatro años), por lo que tendrá que renovarse cada cierto tiempo para que pueda seguir siendo válido.

Gracias al certificado digital una persona se puede autenticar a través de internet ante las AAPP españolas asegurando su identidad. Este certificado digital es indispensable para llevar a cabo ciertos trámites administrativos de cierta importancia como pueden ser el pago de impuestos o firmar documentos bancarios entre otras opciones.

El certificado digital es completamente gratuito y lo puede solicitar cualquier persona física que sea mayor de edad.

Diferencias entre la firmar con un certificado digital a realizar una firma electrónica

Debido a que ambos métodos sirven para identificar a la persona y llevar a cabo toda clase de trámites a través de internet existe cierta confusión con respecto a ambos. A pesar de todas las similitudes que puedan tener y que a veces se llevan a cabo dentro de los mismos procesos, existen notables diferencias entre el certificado digital y la firma electrónica.

La principal diferencia que existe es que la firma digital es un código que se crea cuando se firma el documento. Este código permite cifrarlo en el origen y descifrarlo en el destino. Por otro lado, el certificado digital se genera a través de una autoridad de certificación que ha sido asociada a una identidad en concreto. 

Mientras que el certificado digital es capaz de identificar al titular, la firma digital únicamente identifica al firmante de un documento o archivo en concreto, por lo que no tiene que ser necesariamente el titular del propio documento.

Cómo firmar electrónicamente un PDF

Si tienes que firmar un PDF de forma electrónica, no te preocupes, el proceso es de lo más sencillo.

Para ayudarte, vamos a ver los distintos casos y explicarlos paso a paso para que sepas como se firma digitalmente un PDF en muy pocos pasos y de forma sencilla.

Cómo firmar un PDF con certificado digital

Lo primero que debes hacer para cómo firmar digitalmente un PDF,  es abrir el documento de PDF que deseas firmar. Una vez que te encuentres dentro del mismo, dirígete al apartado “Herramientas” y luego a “Certificados”. Una vez que hayas hecho esto podrás ver la opción “Firmar Digitalmente” y deberás de darle a aceptar.

Ahora deberás de definir el espacio de la firma en el documento, es decir, aquel lugar del mismo en donde te gustaría escribir y guárdalo. Ahora selecciona la opción “Firmar” y guarda el documento. 

En este punto se te pedirá la contraseña que tengas asociada a tu firma digital, es decir, es el medio de seguridad que tiene el propio dispositivo para que la persona pueda llevar a cabo su firma de forma segura.

Una vez que lo hayas hecho podrás comprobar la validez de la firma. En este caso únicamente deberás de hacer doble clic sobre ella, entrar en “Propiedades de la firma” y en “Validar firma”. Cierra el documento y ya estará firmado.

Cómo firmar un PDF con certificado digital en MAC

Firmar un documento PDF con certificado digital en MAC es muy parecido a firmarlo en Windows.

A pesar de que el procedimiento prácticamente es el mismo, es importante tener en cuenta que el software es diferente y, por lo tanto, cambia.

En este caso como usuario de MAC necesitarás la versión de Adobe Acrobat Reader DC para macOS que es diferente al de Windows. Lo puedes encontrar en este enlace.

Por otro lado, necesitarás tener instalado el certificado oficial dentro del llavero de macOS. Por norma general tendrás el fichero del certificado en formato .p12. Cuando hagas clic sobre él, este se incorporará al llavero de forma automática por lo que ya podrás llevar a cabo el procedimiento.

Los pasos a seguir son los mismos que en la versión de Windows. Únicamente asegúrate de tener instalado el certificado en el llavero o no podrás llevar a cabo el proceso.

Firmar un PDF con certificado digital en Android o iphone

Para firmar un PDF con certificado digital en Android o iPhone lo más sencillo es hacer uso de una aplicación. En la tienda de aplicaciones de tu terminal podrás encontrarte con una gran variedad de alternativas, sin embargo, desde aquí te recomendamos Adobe Fill & Sign por el mero hecho de que es de la propia Adobe. Sin embargo, puedes utilizar la que más te guste.

En cuanto a la firma se refiere el procedimiento es de lo más sencillo, podrás elegir el apartado que más te interese y rellenarlo con tus credenciales. Además, una de las ventajas que tiene de hacerlo con el móvil es que también podrás ingresar la firma a mano con el dedo o escanear cualquier documento a base de sacarlo una foto con la cámara del dispositivo.

Cómo firmar digitalmente un PDF con Adobe Acrobat Reader

Para firmar digitalmente un PDF con Adobe Acrobat Reader lo primero que debes de hacer es abrir el documento con el programa. Una vez abierto dirígete al apartado “Herramientas” y, cuando se desplieguen todas las opciones, hacer clic en donde pone “Certificados”.

El siguiente paso será hacer clic donde pone “Firmar digitalmente”. Ahora con el ratón deberá de seleccionar el área dentro del documento en donde quiera colocar la firma. Puede elegir el área a su gusto por lo que elija el área en donde hubiera firmado si se tratara de un documento en papel.

Cuando haya elegido el área y suelte el ratón le aparecerá una ventana con el listado de certificados digitales que tiene disponibles para seleccionar. Elige el certificado que quieras y pulsa en la opción de “Continuar”. El siguiente paso será elegir la opción de “Firmar” para validar el proceso y la firma quedará hecha.

Podrá ver como ha quedado una vez que ha firmado el documento y ya lo tendrá listo para enviar firmado a todo el que quiera.

Firmar digitalmente un documento es muy importante a día de hoy, ya que una cantidad enorme de gestiones se realizan sin la necesidad de utilizar papel físico.

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